Dossieropbouw

Dossieropbouw is het systematisch en gedurende langere tijd vastleggen van gesprekken, afspraken en signalen rond het functioneren van een medewerker. Waar het personeelsdossier de verzamelplek is, gaat dossieropbouw over de manier waarop dat dossier tot stand komt.

Waarom het aandacht krijgt

Dossieropbouw wordt vaak pas belangrijk gevonden op het moment dat het te laat is: bij een conflict, een verbetertraject of een voorgenomen ontslag. Op dat moment blijkt regelmatig dat er wel gesprekken zijn gevoerd, maar dat er weinig van is vastgelegd, of dat de vastlegging te vaag is om iets mee te onderbouwen.

Wil een werkgever zich kunnen beroepen op onvoldoende functioneren, dan wordt in de praktijk gekeken of dit tijdig kenbaar is gemaakt, of er een reële kans op verbetering is geboden en of daarbij begeleiding is aangeboden. Zonder vastlegging is dat lastig aan te tonen. Dit is algemene informatie en geen juridisch advies.

Kenmerken van bruikbare vastlegging

• Tijdig: vastgelegd rond het gesprek, niet maanden later gereconstrueerd.
• Concreet: waarneembaar gedrag en voorbeelden, in plaats van kwalificaties als “houding”.
• Tweezijdig: ook de reactie van de medewerker staat erin.
• Herkenbaar: de medewerker heeft het gezien en weet wat er is vastgelegd.
• Doorlopend: een reeks die een ontwikkeling toont, niet één document.

Dossieropbouw is niet hetzelfde als een dossier “aanleggen”

Het woord roept bij medewerkers soms het beeld op van bewijsmateriaal verzamelen voor ontslag. In de praktijk werkt het omgekeerd: juist een consistent en herkenbaar dossier maakt zichtbaar dat er kansen zijn geboden en begeleiding is geweest. Het is daarmee net zo goed in het belang van de medewerker.

In Timesafer

Doordat elk gesprek automatisch in een dossier landt met afspraken en acties, ontstaat dossieropbouw als bijproduct van gesprekken voeren, in plaats van als aparte administratieve taak die erbij komt.

Zie ook: gesprekscyclus en het voorbeelddossier.