HR-KPI's die er echt toe doen

De meeste HR-dashboards meten wat het systeem toevallig kan tellen, niet wat de organisatie moet weten. Het resultaat is een rapportage vol groene vinkjes waar niemand een beslissing op baseert. Dit artikel gaat over welke cijfers wél sturen.

De vier categorieën

Bruikbare HR-KPI’s vallen grofweg in vier groepen:

Behoud: blijven mensen, en welke mensen?
Ontwikkeling: groeien mensen, en zien we dat terug?
Gespreksvoering: vinden de gesprekken plaats die het fundament vormen?
Belasting: is de werkdruk houdbaar?

Een dashboard dat één van deze vier mist, geeft een vertekend beeld.

Behoud: kijk voorbij het verlooppercentage

Het totale verlooppercentage is een van de minst bruikbare cijfers in HR. Het middelt precies de verschillen weg die ertoe doen.

Wat wél stuurt:

Ongewenst verloop: vertrek van mensen die je had willen houden, apart van pensioen en einde contract.
Verloop in het eerste jaar: hoog percentage wijst op een probleem in werving of onboarding, niet in behoud.
Verloop per team: het organisatiegemiddelde verbergt meestal twee of drie teams waar het werkelijke probleem zit.
Vertrekredenen uit exitgesprekken: geclusterd, niet als losse anekdotes.

Eén team met 30% verloop en negen teams met 4% levert een keurig gemiddelde op waar je niets aan hebt.

Ontwikkeling: meet beweging, niet activiteit

Aantal gevolgde trainingen is een activiteitscijfer, geen resultaatcijfer. Iemand kan vijf cursussen doen en niets veranderen aan hoe hij werkt.

Betere indicatoren:

Doorstroom: hoeveel vacatures vul je intern?
Percentage medewerkers met een actueel, concreet ontwikkeldoel: niet “leert graag bij” maar iets toetsbaars.
Opvolging van afspraken: welk deel van de afspraken uit gesprekken is daadwerkelijk afgerond?

Dat laatste is de meest onderschatte KPI in HR. Als afspraken uit gesprekken structureel verdampen, is elk ander ontwikkelcijfer decoratie.

Gespreksvoering: het fundament

Hier zit de meest directe stuurinformatie, en tegelijk het minst gemeten deel.

Gespreksdekking: welk percentage medewerkers had de afgelopen periode een 1-op-1?
Interval: hoeveel tijd zit er gemiddeld tussen gesprekken per team?
Vastleggingsgraad: van welk deel van de gesprekken bestaat een verslag?
Spreiding per leidinggevende: spreekt iedereen zijn hele team, of alleen de mensen met wie het klikt?

Die laatste is ongemakkelijk en waardevol. Leidinggevenden spreken onbewust vaker met mensen die op hen lijken. Zichtbaar maken wie stelselmatig minder aandacht krijgt, is vaak een directe verklaring voor verloop dat een half jaar later optreedt.

Belasting: vroege signalen

Verzuimfrequentie (hoe vaak) is een beter vroegsignaal dan verzuimpercentage (hoe lang).
Verlofstuwing: niet-opgenomen verlofdagen die zich opstapelen.
Terugkerende thema’s in gesprekken: als “te veel op mijn bord” in vier teams tegelijk opduikt, is dat een organisatieprobleem, geen individueel probleem.

De grote valkuil: meten wat telbaar is

Het aantrekkelijke aan gespreksdekking is dat het een hard getal is. Het gevaar is dat een leidinggevende met een dekkingspercentage van 100% een goede beoordeling krijgt terwijl zijn gesprekken van tien minuten nergens over gaan.

Elke KPI die je aan beoordeling koppelt, wordt gemanipuleerd, dat is geen kwade wil, maar hoe mensen op meetsystemen reageren. Bescherm je tegen dit effect:

Gebruik gespreks-KPI’s voor ondersteuning, niet voor afrekening. “Dit team heeft al drie maanden geen gesprekken gehad, wat heeft deze leidinggevende nodig?”
Combineer kwantiteit altijd met een kwaliteitssignaal.
Kijk naar trends over kwartalen, niet naar momentopnames.

Hoeveel KPI’s?

Vijf tot acht voor de directie. Meer dan dat leest niemand, en meer dan dat betekent bijna altijd dat je nog niet hebt gekozen wat belangrijk is.

Een werkbare set om mee te beginnen:

Ongewenst verloop (per team)
Verloop eerste jaar
Gespreksdekking
Opvolging van afspraken
Interne doorstroom
Verzuimfrequentie
Top 3 terugkerende thema’s uit gesprekken